La presente Política (en adelante, la “Política”) tiene por objeto formalizar el funcionamiento del Sistema interno de información de Alstp International Advice Services, S.L. (en adelante, “ALSTP”). La presente Política fija: (i) el protocolo de comunicación de conductas irregulares, ilícitas o contrarias a la ética que, dentro de su ámbito de aplicación, afecten directa o indirectamente a ALSTP, así como (ii) la actuación, investigación, tramitación y conclusión del procedimiento que pudiera sustanciarse. La Política recoge asimismo las garantías y protecciones que se dispensarán a las partes intervinientes, especialmente a la figura del informante, así como sus derechos y deberes.
La presente política es la traducción del compromiso de ALSTP, no solo con el cumplimiento de la legislación vigente (Ley 2/2023, de 20 de febrero), sino también de alcanzar los más altos estándares éticos y de excelencia, y es por ello por lo que el proceso de investigación de irregularidades y el sistema de gestión del Canal interno de información están adaptados a las exigencias de la norma UNE-ISO 37002:2021. Para dar ejemplo de esta cultura de integridad y cumplimiento resulta esencial identificar y comunicar cualquier conducta que contravenga nuestros valores.
La Política resulta de aplicación a todas las personas físicas y jurídicas que directa o indirectamente guarden o hayan guardado relación con ALSTP respecto de aquellos Hechos Denunciables y puestos en conocimiento de ALSTP a través del Sistema interno de información.
Sin ánimo exhaustivo, quedan incluidos subjetivamente: consejeros y miembros de los órganos directivos, trabajadores y empleados, con independencia de la forma de relación que los una a ALSTP, así como terceros proveedores, voluntarios, trabajadores en prácticas o en período de formación, personas que participan en procesos de selección, clientes, entidades o personasanálogamente vinculadas, con independencia de que estén en activo o ya hayan finalizado su relación profesional. Las garantías y derechos previstos en esta política también se extienden a las personas que prestan asistencia a los informantes.
Por otro lado, y a modo meramente enunciativo, los comportamientos constitutivos de ser objetivamente Hechos Denunciables son:
- Las conductas que infrinjan o vulneren cualesquiera normas o disposiciones legales aplicables, especialmente las relativas a materia de salud y prevención de riesgos laborales, corrupción, soborno, competencia, medioambiente y blanqueo de capitales.
- Las conductas de intimidación, abuso, acoso, menosprecio o trato denigrante.
- Las conductas contrarias a cualesquiera políticas, planes o códigos que tuviere implementados ALSTP.
- Reglamento de la Unidad de Cumplimiento normativo.
RSC
Responsabilidad Social Corporativa
ALSTP
Alstp International Advice Services, S.L.
Hechos Denunciables
Aquellos hechos, comportamientos o conductas susceptibles de ser denunciados
Denuncia
Cualquier denuncia relacionada con los Hechos Denunciables
La Política constará publicada en la página web corporativa de ALSTP.
La Unidad de Cumplimiento normativo de ALSTP será el encargado de la implementación, cumplimiento y aplicación de esta Política. Según el art. 8.2 de la Ley 2/2023, la Unidad de Cumplimiento puede actuar formalmente como responsable del sistema interno de información, si bien deberá delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión del sistema y de tramitación de expedientes de investigación. El presidente de la Unidad de Cumplimiento será, a su vez, la persona física delegada como responsable del sistema interno de información. El nombramiento del Responsable del Sistema interno y de la persona física delegada, esto es, del presidente de la Unidad de Cumplimiento, se notificará, de acuerdo con la legislación citada, a la Autoridad Independiente de Protección del Informante y, en su defecto, a la Oficina Antifrau de Catalunya.
La Unidad de Cumplimiento, sin perjuicio de su auxilio por terceros acreditados si fuere necesario, será quien reciba las comunicaciones y denuncias, declare su admisión o inadmisión motivada, impulse el procedimiento investigador, efectúe y dirija la actuación e investigación y proponga al socio administrador de ALSTP la resolución de éstas, poniendo fin al expediente.
Existen dos vías o modalidades de presentación de denuncias por parte de cualquier sujeto comprendido en el ámbito de aplicación de la Política:
1) Puesta en conocimiento de ALSTP de cualesquiera Hechos Denunciables a través de la dirección de correo electrónico comunicaciones@alstp.com Se trata de una vía que permite garantizar el anonimato del informante.
2) Cualquier persona física podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera Hechos Denunciables, ya sea directamente o previa comunicación a través del correspondiente canal interno.
Cualquier Denuncia deberá cumplir con los siguientes requisitos:
- Conducta denunciada: descripción de los hechos que se desean poner en conocimiento, con expresa indicación de:
(i) fecha y hora, en la medida de lo posible, en que ocurrieron;
(ii) relato de cómo sucedieron y en qué consistieron;
(iii) identificación de los sujetos involucrados. La información aportada deberá ser veraz y completa.
- Acreditación de los hechos: aportación de elementos que acrediten los hechos denunciados, o que ayuden a su acreditación.
- No será obligatoria ni preceptiva la identificación del informante, aunque este podrá optar por identificarse si así lo prefiere, indicando el nombre y apellidos completos. Las Denuncias anónimas se admitirán y serán gestionadas por igual, aunque para garantizar el anonimato, se establece que el canal adecuado es el envío mediante correo electrónico. Es una de las pocas vías o mecanismos, cuando se permite el anonimato, para permitir la comunicación ulterior con el denunciante a lo largo de tramitación de la denuncia (como se indica en la norma UNE-ISO 37002:2021, p. 32).
Recibida la Denuncia por alguno de los medios de comunicación habilitados, la Unidad de Cumplimiento resolverá motivadamente (acuse de recibo) sobre su admisión o inadmisión a trámite en el plazo de siete (7) días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación. Serán motivos de inadmisión la Denuncia falsa, de mala fe, capciosa o que no respete los requisitos recogidos en la Política. La inadmisión será comunicada a la parte informante bajo la más absoluta garantía de confidencialidad y respeto asus derechos, que podrá realizar las alegaciones oportunas en el plazo de quince (15) días hábiles. La Unidad de Cumplimiento resolverá sobre las alegaciones formuladas en el plazo de quince (15) días hábiles desde su recepción. Admitida la Denuncia, se abrirá el correspondiente expediente.
Abierto el expediente, la Unidad de Cumplimiento practicará las actuaciones necesarias para su investigación y consiguiente esclarecimiento, respetando en todo momento la confidencialidadde las partes y los derechos que les son propios. Podrá, a tal efecto, recabar la ayuda de terceros debidamente acreditados, quienes quedarán sujetos al respeto de la presente Política.
La Unidad de Cumplimiento, como Responsable del Sistema interno, podrá recabar ayuda o asesoramiento o incluso delegar la dirección de la investigación o instrucción del expediente, en personas físicas o jurídicas objetivas e imparciales, con independencia del tipo de vinculación que estas tengan con la organización (laboral, mercantil, etc.).
Las comunicaciones entre las partes se realizarán respetando la confidencialidad de la información. Se prevé expresamente la posibilidad de mantener la comunicación con el informante y, si se considera necesario, la Unidad de Cumplimiento podrá solicitar a la persona informante información adicional.
Se informará a la persona afectada o denunciada de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y se garantizará su derecho a ser oída en cualquier momento, si bien dicha comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado en función de las circunstancias concretas de los hechos denunciadas para así garantizar el buen fin de la investigación.
La tramitación del expediente no podrá sobrepasar el plazo de tres (3) meses desde la recepción de la Denuncia, sin perjuicio de su prórroga en el que caso que resulte justificado por las dificultades prácticas de obtener pruebas de los acontecido. El art. 9.2 de la Ley 2/2023 prevé que se pueda extenderse hasta un máximo de otros tres (3) meses adicionales en casos de especial complejidad.
Concluida la tramitación del expediente, la Unidad de Cumplimiento elevará su propuesta al socio administrador de ALSTP, que podrá aplicar las medidas sancionadoras que estimeoportunas.
En el caso de que los Hechos Denunciables pudieran ser constitutivos de delito, el socio administrador actuará de conformidad con el Procedimiento de acciones post-delictivas que se adjunta como Anexo 1 a la presente Política. En cualquier caso, se procederá a la remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea
En los procedimientos de recepción de denuncias y en las investigaciones internas que se deriven se aplicarán los siguientes principios y garantías:
Anonimato. Se asegurará a los denunciantes la posibilidad de formular denuncias anónimas.
Confidencialidad. Las personas responsables de la gestión de los procesos de denuncia e investigación deben observar el más estricto secreto sobre la identidad de los informantes y de los denunciados, cuando tengan conocimiento de dichas identidades, así como de los hechos denunciados.
Celeridad. Se evitará cualquier tipo de dilación injustificada en el desarrollo del proceso de investigación.
Presunción de inocencia de las personas investigadas. Se garantizará la presunción de inocencia de las personas denunciadas, así como su derecho a la defensa y a la contradicción de hechos y argumentos.
Objetividad y autonomía. No evitará cualquier tipo de injerencia interna o externa en el proceso de tramitación de los expedientes, asegurando que en ningún caso se producen conflictos de intereses.
Las partes intervinientes en una Denuncia gozarán de los derechos que les asisten y que constan reconocidos en la presente Política, que derivan de los principios reconocidos anteriormente. Asímismo, quedarán obligados al cumplimiento de los deberes que como tales les sean aplicables. En especial, deberán guardar la más estricta confidencialidad.
La ejecución de las actuaciones que de esta Política y del Sistema interno de información pudieran derivarse, así como la relativa a la información, documentación y demás elementos a que pudiera accederse en dicho desempeño, quedarán sujetos a la más estricta confidencialidad (véase en el Anexo 2 el Listado de medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar la más estricta reserva y confidencialidad de los datos, pruebas e informaciones derivadas de las denuncias formuladas en el Sistema interno de información).. Cuantos sujetos y partes intervengan deberán de respetarla, quedando prohibida, bajo sanción, la difusión de cualesquiera elementos, información y documentación relativos.
La Política, así como cualesquiera actuaciones que se deriven de los procedimientos en él regulados, garantizan la protección de la figura del informante frente a eventuales represalias. En particular, ALSTP, investigará y sancionará debidamente cualquier comportamiento o conducta que de la utilización del Sistema interno de información pudiera desprenderse y perjudicar al informante.
El tratamiento de datos y la totalidad de actuaciones se realizarán con sujeción a lo estipulado por el Reglamento (EU) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo del 27 de abril de 2016 (RGPR), y normativa relacionada. Las partes intervinientes tendrán los derechos por aquellas reconocidos, para cuyo ejercicio deberán enviar un correo electrónico a la dirección de info@alstp.com identificándose y señalando el derecho cuyo ejercicio se pretende. Puede consultar la política de privacidad aquí https://www.alstp.com/politica-de-privacidad